Учёт в химчистке: что учитывать и как навести порядок

Учёт в химчистке — это не только касса в конце дня. Нужно знать, сколько клиент заплатил при приёме и сколько должен при выдаче, какие заказы готовы, но не забраны, и куда ушли деньги компании за месяц. Пока всё это сводится вручную из тетради приёмщика и таблиц, «забытые» оплаты и залежавшиеся заказы обнаруживаются только при сверке. Разбираем, что именно учитывать и как это устроено в CRM.

Что нужно учитывать в химчистке

Заказы и клиенты

Кто сдал вещи, когда, что пообещали и к какому сроку. Когда клиент звонит с вопросом «где моё пальто», ответ должен быть у любого сотрудника, а не только у того, кто принимал заказ.

Изделия

Каждая вещь в заказе — со своими услугами, ценой и этапом обработки. Как вести учёт изделий и партий в цеху, подробно разобрано в статье о программе для прачечной и цеха химчистки.

Деньги по каждому заказу

Предоплата при приёме, доплата при выдаче, скидки и долги. Важно видеть остаток по каждому заказу, а не только общую сумму за день. Иначе выдать вещь без доплаты или забыть о долге клиента слишком легко.

Деньги компании

Приход, расход и зарплата по категориям: сколько принесли услуги, сколько ушло на химию, аренду и сотрудников. Без разбивки по категориям непонятно, какие услуги на самом деле зарабатывают.

Сроки и выдача

Какие заказы готовы, но не забраны. Невостребованные вещи занимают место и замораживают деньги, а клиент, которому не напомнили, нередко просто забывает о заказе.

Документы

Квитанция при приёме, акт или чек при выдаче. Заполненные от руки, они расходятся с тем, что записано в учёте, и при спорах с клиентом опереться не на что.

Как это устроено в FriendClient

Заказ — это Договор

Каждый заказ в FriendClient — это Договор, привязанный к Карте клиента. В нём собрана вся история: что сдали, сколько стоит, сколько оплачено и на каком этапе работа. Этап заказа показывает Статус. Стоимость система считает сама по вашему прайсу, а вещи можно промаркировать штрихкодами.

Касса по заказу

Внешняя касса показывает деньги конкретного заказа прямо на странице Договора: предоплату, доплаты и остаток к получению. Приёмщик на выдаче сразу видит, сколько клиент должен, а руководитель — по каким заказам деньги ещё не получены.

Касса компании

Внутренняя касса собирает приход, расход и зарплату по категориям, а доступ к каждой категории задаётся ролями сотрудников. Это не замена бухгалтерии, но в повседневной работе касса отвечает на главный вопрос: сколько получено и за что.

Квитанции и документы

Квитанции, акты и другие документы печатаются по вашим шаблонам, а данные заказа подставляются автоматически. Документ всегда совпадает с тем, что записано в Договоре.

Выдача и напоминания

Готовые заказы видны по статусу. Можно настроить автоматическое сообщение, которое уходит клиенту через заданное время после того, как заказ перешёл в нужный статус, — например, напоминание забрать готовые вещи. Для этого к CRM подключается мессенджер.

Цифры для руководителя

Аналитика на странице договоров строит сводки по договорам, их истории и расчётам с учётом выбранных фильтров. Воронка продаж показывает, на каком этапе и на какую сумму теряются заказы.

Что это даёт химчистке

• по каждому заказу видно, сколько оплачено и сколько осталось получить;
• деньги компании разложены по категориям, а не сводятся вручную в конце месяца;
• клиенты получают напоминания, и готовые заказы не залёживаются;
• квитанции и акты всегда совпадают с данными заказа;
• руководитель видит цифры каждый день, а не после сверки.

С чего начать

Если вы выбираете систему, посмотрите, как устроена программа для химчистки FriendClient. Если только переходите с тетради и таблиц, начните с пошагового плана автоматизации химчистки. А чтобы увидеть учёт на примере вашего прайса, оставьте заявку — покажем на демо.