Документы: автоматизация, удобство и единый стандарт
Документ — это шаблон печатной формы, по которому CRM формирует счета, договоры, акты, чеки и любые другие бумаги на основе данных договора или задачи. Сами данные документ не хранит — он подставляет актуальные значения и выводит результат на печать.
Почти любая работа с клиентом заканчивается бумагой: договор на подпись, счёт на оплату, акт выполненных работ, чек на месте. Если каждую форму заполнять руками, теряется время и расползается оформление — у одного менеджера один бланк, у другого другой. Шаблон документа решает обе задачи: берёт данные прямо из системы и подставляет их в заранее свёрстанную форму, одинаковую для всей компании.
Готовый документ при этом нигде не сохраняется — каждый раз это свежая подстановка актуальных данных и вывод на печать. Дальше — с чем документ связан, что хранит сам шаблон, как он настраивается (включая подстановки Twig) и по каким правилам работает.
С чем связан
- С договором — данные договора используются при формировании.
- С задачей — документ может формироваться в контексте выполнения задачи.
- С товарами и услугами — данные позиций подтягиваются через договор или задачу.
Документ не влияет на эти сущности — он только читает их данные.
Какие данные хранит
- название документа;
- шаблон печатной формы — HTML с подстановками Twig;
- назначение — где документ доступен: договор или задача;
- формат вывода и ориентацию страницы;
- служебные параметры отображения;
- историю версий шаблона.
Сформированный документ в системе не сохраняется — выполняется только подстановка данных и вывод на печать.
Как это настраивается
Документ настраивает администратор. На странице редактирования шаблона задаются следующие параметры:
- Название — отображается в списках документов и при выборе для печати.
- Шаблон — содержимое печатной формы. Доступны два режима: визуальный редактор с возможностью вставлять переменные и режим «Источник» с прямым редактированием HTML.
- Назначение — где документ будет доступен: «Договор» (печать со страницы договора, обычно для менеджеров) или «Задача» (печать со страницы задачи, обычно для исполнителей).
- Ориентация — «Термопечать 80мм» (печать на чековых принтерах ESC/POS), «Вертикально» (лист A4 в портретной ориентации) или «Горизонтально» (лист A4 в альбомной ориентации).
- Укажите договор — поле для тестирования шаблона: при вводе идентификатора договора система показывает все доступные переменные в формате Twig с реальными значениями из этого договора.
- Предыдущие версии документа — перед сохранением CRM автоматически создаёт копию текущего состояния (не чаще одного раза в 5 минут). Любую из предыдущих версий можно восстановить.
Создание, редактирование и удаление шаблонов документов доступно сотрудникам, чья роль имеет разрешение «Документы».
Шаблоны используют Twig — это шаблонизатор для подстановки данных. В шаблоне размещается статический текст, а в местах, где нужны динамические данные, ставятся Twig-выражения вида {{ contract['id'] }}, условные блоки {% if … %} и циклы {% for … %}. При формировании документа CRM заменяет выражения реальными значениями связанных сущностей. Подробная документация по синтаксису — на официальном сайте Twig.
Правила и ограничения
- нельзя подставить данные вне доступного контекста;
- нельзя использовать документ не по назначению (например, документ задачи в договоре);
- нельзя потерять предыдущие версии шаблона;
- шаблон не может быть применён без источника данных;
- структура документа зависит от доступных переменных;
- автоматическая копия версии создаётся не чаще одного раза в 5 минут;
- сформированный документ не сохраняется — доступна только подстановка и печать.
Типичные сценарии
Менеджер открывает договор и нажимает «Печать договора». CRM подставляет данные клиента, состав услуг и стоимость в шаблон и открывает диалог печати — форма уходит на A4 или на термопринтер в зависимости от настройки шаблона.
Исполнитель в задаче по выполненной услуге печатает чек на термопринтере. Шаблон с назначением «Задача» и форматом «Термопечать 80мм» подставляет данные позиций и сумму — чек выдаётся клиенту на месте.
Администратор готовит партию однотипных актов. На странице списка договоров формируется выборка, нажимается «Печать» — CRM открывает страницу массовой печати и печатает выбранные документы партиями, чтобы можно было контролировать процесс.
Частые вопросы и подводные камни
- Как протестировать шаблон до того, как его увидит клиент? На странице редактирования есть поле «Укажите договор»: введите идентификатор реального договора — система покажет все доступные переменные с настоящими значениями из него, и вы увидите, как подставятся данные.
- Где взять список доступных переменных для шаблона? Там же, в поле «Укажите договор»: система выводит все доступные переменные в формате Twig с примерами значений. Состав переменных зависит от контекста (договор или задача).
- Почему не сохранилась новая версия шаблона? Автоматическая копия предыдущего состояния создаётся не чаще одного раза в 5 минут. Если правок было несколько подряд, промежуточные не попадут в историю версий — это защита от засорения истории.
- Можно ли напечатать документ задачи со страницы договора? Нет. Назначение жёстко ограничивает контекст: документ с назначением «Задача» доступен только со страницы задачи, «Договор» — только со страницы договора.
- Сохраняется ли готовый документ в системе? Нет, хранится только шаблон. Каждый раз выполняется свежая подстановка актуальных данных и печать — если документ нужен снова, его печатают заново.
Диагностика: документ формируется не так, как ожидалось
В печатной форме пусто или не то значение. Проверьте шаблон через поле «Укажите договор»: оно показывает, какие переменные доступны в этом контексте и какие у них реальные значения. Структура документа зависит от доступных переменных — если переменной нет или она ведёт к незаполненному полю, в форме будет пусто.
Документ не виден для печати на нужной странице. Сверьте назначение шаблона (договор или задача) с тем, откуда вы печатаете, и проверьте, что у роли есть разрешение «Документы» — без него шаблоны недоступны для работы.
Настройка документа
https://rutube.ru/video/c499a6e1d8edc3e1cce5f8e28176c356/
Как настроить печатную форму документа