Доска: канбан внутри

Доска — это канбан внутри CRM FriendClient: колонки, карточки и перетаскивание между ними. Планирование, идеи и рабочие обсуждения живут рядом с договорами и задачами, а не в стороннем сервисе, где теряется контекст.

Устроена доска просто. Сама доска — контейнер с названием; внутри неё — колонки, внутри колонок — карточки. Карточку создают в одной колонке и перетаскивают в другую по мере продвижения работы: положение карточки на доске и есть её текущий этап, отдельных статусов у карточек нет. Что означают колонки, система не навязывает — каждая компания называет их под свой процесс: «Идеи», «В работе», «Готово» или любые другие этапы.

Досок может быть сколько угодно, поэтому под разные процессы заводят отдельные доски: одну — под производственное планирование, другую — под контент-план или копилку идей. У каждой карточки есть свой внутренний чат сотрудников: обсуждение идёт прямо на карточке, клиент компании его не видит. Дальше — как доска устроена: связи, данные, правила и типичные сценарии.

С чем связана

Доска — самостоятельный инструмент, но она опирается на общие механизмы системы: пользователей, права и внутренние сообщения.

Доска содержит колонки; каждая колонка принадлежит ровно одной доске. Карточка принадлежит одновременно доске и колонке внутри неё.
Автор карточки — Пользователь: он проставляется автоматически при создании. Система также запоминает, кто изменил карточку последним.
К карточке привязываются Сообщения — так работает внутренний чат карточки. Это та же система внутренних сообщений, что и в чатах Договора, Задачи и Карты клиента.
Доступ к разделу «Доски» открывает разрешение в Роли пользователя.

Какие данные хранит

Доска хранит название и порядок отображения в списке досок. Колонка — название и позицию внутри доски; колонки можно переставлять, меняя их порядок.

Карточка хранит:

заголовок и описание (описание необязательно);
принадлежность к доске и колонке и позицию внутри колонки;
автора карточки и пользователя, изменившего её последним;
даты создания и обновления.

Список карточек доски можно просматривать с отбором по периоду обновления.

Как это настраивается

Отдельной административной настройки у досок нет — структуру создают сами сотрудники: заводят доски, добавляют и переставляют колонки под свой процесс. Администратор управляет только доступом через Роль: разрешение «Доски» открывает раздел в главном меню, а разрешение «Удаление карточек доски» даёт право удалять карточки.

Правила и ограничения

Правил немного; от случайной потери содержимого система защищает самим порядком удаления.

Нельзя удалить доску, в которой есть колонки, — сначала нужно удалить колонки.
Нельзя удалить колонку, в которой есть карточки, — сначала нужно удалить карточки.
Карточки удаляются мягко: удалённую карточку можно восстановить, пока не удалена доска, на которой она находилась.
Удалять карточки может только пользователь с правом «Удаление карточек доски».
Создание, редактирование и перемещение карточек, а также управление досками и колонками отдельными правами не ограничены — они доступны любому сотруднику, у которого есть доступ к разделу.
Доступ к разделу «Доски» открывает разрешение «Доски» в роли пользователя.
Внутри раздела все доски видны всем, у кого есть доступ, — ограничений видимости по группам пользователей и городам нет.

Типичные сценарии

Производственное планирование. Руководитель заводит доску, где колонки — этапы производства, а карточка — единица работы: партия, объект, заявка. По мере прохождения этапов сотрудники перетаскивают карточки из колонки в колонку, и вся картина загрузки видна на одном экране без сводных таблиц и планёрок «а что у нас где».

Контент-план. Маркетолог собирает темы в колонке «Идеи», берёт тему в работу — перетаскивает карточку в «В работе», готовый материал уходит в «Готово». Черновик обсуждают прямо в чате карточки: упомянул коллегу через @user — тому пришло уведомление, и вся переписка по теме осталась на карточке.

Копилка идей. Любой сотрудник создаёт карточку с предложением — по улучшению процесса, интерфейса, сервиса. Коллеги обсуждают идею в чате карточки, а когда решение принято, карточку перетаскивают в колонку принятых или отклонённых. История обсуждения не теряется в мессенджерах — она остаётся на карточке.

Доска граблей. Одни и те же косяки повторяются по кругу. Клиент недоволен, что не предупредили о запахе после химии. Через месяц — другой клиент, та же жалоба. Ковёр вернули с недосушенным углом — было три раза за год. CRM фиксирует заказы, но не учит компанию на ошибках: разбор происходит на эмоциях в чате и забывается через день. На планёрке владелец говорит «мы наступаем на одни и те же грабли, потому что у граблей нет своего места» — и заводит доску, где каждая карточка — это один косяк или жалоба

Частые вопросы

Можно ли удалить доску целиком?

Только пустую. Доска с колонками не удаляется, а колонка не удаляется, пока в ней есть карточки. Порядок такой: сначала карточки, затем колонки, затем сама доска — случайно потерять содержимое одним действием не получится.

Можно ли восстановить удалённую карточку?

Да. Карточки удаляются мягко: удалённую карточку можно восстановить, пока не удалена доска, на которой она находилась. После удаления доски восстановление недоступно.

Можно ли скрыть доску от части сотрудников?

Нет. Все доски видны всем, у кого есть доступ к разделу «Доски», — ограничений видимости по группам пользователей и городам нет. Управлять можно только доступом к разделу целиком через роль.

Почему сотрудник не видит раздел «Доски»?

В его роли не включено разрешение «Доски». Раздел появляется в главном меню только при наличии этого разрешения.

Можно ли исправить или удалить сообщение в чате карточки?

Нет. Чат карточки работает по общим правилам внутренних чатов: сообщение после отправки нельзя ни редактировать, ни удалять. Зато к сообщению можно прикладывать файлы — они останутся в истории обсуждения.

Как позвать коллегу в обсуждение карточки?

Упомяните его в чате через @user: у сотрудника появится внутреннее уведомление с указанием, кто и где написал, а если его аккаунт подключён к мобильному приложению — придёт и push-уведомление.