Пользователь— запись о сотруднике

Пользователь — это запись о сотруднике или системном участнике CRM FriendClient. Через пользователя совершаются все действия в системе: создание договоров, выполнение задач, ответы клиентам. Без пользователя в CRM работать нельзя, и каждое действие всегда зафиксировано от чьего-то имени.

Когда в системе работает несколько человек, важно понимать две вещи: кто что сделал и кому что можно делать. Если этого нет, теряется ответственность (непонятно, кто изменил заказ) и теряется безопасность (любой видит и правит всё подряд). Пользователь решает обе задачи: на нём держится фиксация ответственности в истории и разграничение прав через роль.

Любое действие в системе либо совершается пользователем, либо фиксируется как выполненное от его имени — включая системного пользователя, от лица которого работают автоматизации. На пользователе же строится персонализация: имя в шапке, отображение в списках. Дальше — с чем он связан, какие у него состояния, что он хранит и по каким правилам работает.

С чем связан

  • С ролью — всегда одна. Связь с ролью определяет все разрешения и ограничения пользователя.
  • С договорами — пользователь создаёт и изменяет договоры.
  • С задачами — пользователь может быть назначен исполнителем или ответственным.
  • С историей изменений — каждое действие сохраняется с пометкой, какой пользователь его совершил (история живёт на странице договора).

Жизненный цикл

Пользователь существует в одном из двух логических состояний.

  • Активен — может авторизоваться и работать.
  • Скрыт — не отображается в интерфейсах выбора, но сохраняется в системе.

Состояние влияет на доступность пользователя в интерфейсе, но не удаляет его из истории и данных. Скрытый сотрудник продолжает фигурировать в записях прошлых действий.

Какие данные хранит

  • логин — уникальный идентификатор для входа;
  • роль;
  • электронную почту;
  • пароль в зашифрованном виде;
  • ФИО, если заполнено;
  • номер телефона;
  • настройки авторизации;
  • флаг скрытия.

Если ФИО заполнено, оно используется вместо логина во всех пользовательских интерфейсах.

Как это настраивается

Пользователя создаёт администратор при подключении нового сотрудника или служебной роли. При создании задаются логин, ФИО, электронная почта, телефон и роль — именно роль определяет, что пользователь может делать в системе. Со временем администратор может изменить роль или скрыть пользователя, если сотрудник перестал работать в компании. Изменение роли применяется сразу, без повторного входа сотрудника в систему.

Правила и ограничения

  • один пользователь может иметь только одну роль;
  • права пользователя полностью определяются ролью;
  • скрытый пользователь не отображается в списках выбора;
  • пользователь не может выполнять действия, запрещённые его ролью;
  • действия пользователя всегда логируются.

Типичные сценарии

В компанию выходит новый оператор. Администратор заводит пользователя, ставит роль «Оператор Москва» — сотрудник входит в систему и сразу видит только тот функционал и те договоры, которые его касаются.

Сотрудник уволился. Администратор не удаляет пользователя, а скрывает его — старые задачи и история остаются с понятной ссылкой на исполнителя, но в выпадающих списках выбора он больше не появляется.

Сотруднику меняют функции в компании. Администратор переключает его роль — права и доступные интерфейсы сразу обновляются, повторный вход в систему не требуется.

Частые вопросы и подводные камни

  • Удалять пользователя или скрывать? На практике уволившегося сотрудника скрывают, а не удаляют: так он пропадает из списков выбора, но остаётся в истории прошлых действий с понятной подписью. Если удалить запись, ссылки в истории на исполнителя потеряют смысл.
  • Что значит «системный пользователь» в истории? Это участник, от имени которого фиксируются действия автоматизаций. Если шаг выполнила сама CRM (например, системная задача перевела договор в статус), в истории он будет помечен как действие системы, а не живого сотрудника.
  • Что произойдёт с открытыми задачами, если переключить роль пользователя прямо во время работы? Изменение роли применяется сразу и ко всем её пользователям, без повторного входа. Дальнейшие действия сотрудника уже проверяются по новым правам — поэтому менять роль работающему стоит осознанно.
  • Можно ли завести двух сотрудников с одинаковым ФИО? ФИО — это отображаемое имя, оно может совпадать. Уникален логин: именно он идентифицирует пользователя при входе, а ФИО лишь подставляется вместо логина в интерфейсе.

Диагностика: пользователь видит не то, что ожидалось

Пользователь не видит нужный интерфейс или договоры. Права полностью определяются ролью — проверьте, та ли роль назначена и какие у неё ограничения по городам и статусам. Часто «пропавшие» договоры объясняются тем, что роль не даёт доступа к их городу или статусу.

Непонятно, кто выполнил действие — человек или автоматизация. Действия автоматизаций фиксируются от системного пользователя. Если в истории действие помечено системой, его совершила CRM по настроенной автоматике, а не сотрудник.